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宅在家怎么管理?这里有一份高效指南
点击率:450 作者: 来源:刘润 时间:2020/2/5 8:46:28


文 | 刘润

对大多数公司来说,2020年原计划的“开门红”被这场突如其来的疫情打得措手不及。不得不在家办公的情况下,怎么保持我们自己高效运转,保持团队战斗力呢?

在家办公最大的挑战,就是远程之下,管理和沟通的效率会大幅下降。接下来,我们就来拆解一下这个问题,先说管理和沟通效率为什么下降,然后再讲怎么办。

为什么在家办公会导致管理效率下降?这是因为你见不到员工,没办法快速地调整节奏、安排工作。

员工在做什么工作,遇到什么问题,也没办法及时地向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

沟通上具体会遇到哪些问题呢?大家在一起工作的时候,如果遇到问题,一抬头就可以跟旁边同事说一声,需要协助就喊一声,大家还可以快速地召开会议,而这些事情在远程办公的情况下都做不到。

尤其是每个人都在自己家里,员工会不会因为心情焦虑,刷着疫情新闻而无心工作,你也无从得知,这些都会导致沟通效率的下降。

为了解决这些问题,我从公司层面和个人工作的角度,分别提出三个建议,下面具体来说一说。

建议一:加强定期沟通
远程办公时,加强团队间的定期沟通尤为重要。那么,怎么样加强定期沟通呢?这里建议大家实行两个制度:早会制度,晚报告制度。

这两个制度可以保障远程工作高效率地进行。在公司上班的时候,谁准时上班,谁准时下班,大家都能看得到。可是在家办公,你很难知道一个员工是不是准时上班的。

为什么说准时上班这件事很重要呢?因为大家都在同一个时间段上班,才有彼此协同的基础。远程工作,只不过是换了工作地点,工作时间段其实没有换。这意思是说,你在家里,依然要保持早上9点到下午6点上班的状态,这个时间段不能换,因为大家需要协同。

怎么才能保证大家协同工作呢?第一点,建立早会制度。比方说,早上9点,每个部门都在微信群里开个语音会议,沟通一下今天我们要做的事情是什么,每个人分别要做什么,每个人都在会议里简单地讲一分钟,说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……简单地讲一讲就可以,最重要的是大家互相提个醒,我们开工了。

第二点,建立晚报告制度。早会既然已经提出了,我们今天要做这件事,其实就给了管理一个非常重要的依据。到了晚上,每个人需要通过钉钉或者企业微信,把自己的报告发出来,讲一下我今天做了什么事,每件事做到了什么程度,今天的工作,我可以交付给大家一个怎样的结果。所以,早会和晚报告制度,这两个制度是进行远程办公时很重要的基本管理手法。

建议二:把目标拆解为任务
这句话意思是说,公司要懂得把原本要在一天或者一段时间里要完成的目标,拆解为每一天要完成的任务。因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解为一个个具体的任务,也就是把objective拆解为task。目标要达成,首先要把每天的task,也就是任务要执行到位。

这里举个例子,公司要向客户交付一套非常大的代码,中间可能涉及到300多个功能。作为项目管理者,就需要把这个目标具体到这周干什么、今天干什么。

比如,今天的任务,第一,我要给客户打个电话,商谈项目计划,疫情期间在家里完成设计。第二,我要跟我的团队开会,这个会要确定我们节后三个主要提案的方向,并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。你看,把目标拆解为以天为单位的任务,这其实也是在训练一个人的管理能力。

建议三:公司要准备好线上协作工具
我们今天的沟通工具已经非常好了,比如,微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。但是,大家在办公的时候,经常要基于同一个文件、同一批文件协同操作,而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。所以,给大家介绍以下几个工具。

文档类,大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件,这些软件支持多人在同一篇文档上同时做出修改。有时候,写一个项目计划或者一篇报告,老板、助理、项目经理、策划员工,大家可能一直站在电脑面前说,这个人说这样改,那个人说那样改,最终一起把文书改好。这种情况下,通过石墨或者Office365,大家可以在线共同修改同一篇文章,从而达到协同的目的。

传输类,我推荐使用网盘。比如,大家把每一天的工作成果都上传到百度网盘,一天结束的时候,大家都可以看到彼此交付的成果,第二天再基于这个成果来做第二天的工作。百度网盘之外,钉钉和企业微信里都有类似的功能。

还有沟通协作类工具,就是大家完成一个项目管理任务的工具,比较典型的就是像Teambition这样的工具。还有开会怎么开呢?当然,依然可以用微信,但是要开视频电话会议的话,今天也有很多公司提供了基于互联网视频的一些电话工具,比如腾讯会议。


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