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德勤:面对疫情,企业要做好这10件事
点击率:498 作者: 来源:Internet 时间:2020/2/5 8:42:34

                                                                                                                          图片来源:图虫


值此全国上下一心抗击疫情的时刻,很多企业快速行动,积极践行社会责任。企业作为国家经济体系的关键,做好自己的业务,妥善安排好自己的员工更是基本的社会责任。面对疫情,德勤认为,越是紧急时刻,越要有章法,从容应对各种挑战。

目前新型冠状病毒疫情还在持续发展,企业可能会面对各方面的战略和经营风险,比如原材料供应延迟或中断,客户需求变化或者成本上升,物流短缺导致交付延迟或无法交付,员工健康安全防护不足,人力短缺,以及进出口贸易相关的物流、结算可能会出现各种问题等等。

德勤参考跨国公司在应对传染性非典型肺炎、甲型H1N1流感、埃博拉出血热等多个重大传染性疾病的业务持续性计划(BCP)、应急和重大突发事件管理的领先实践,为帮助中国企业应对未来不确定性,建议企业采取如下十个举措:

1、建立紧急事件决策机构。
企业应立即成立“疫情应对小组”或者“重大突发事件管理委员会”等临时重大事宜的决策机构,制定企业整体目标及应急预案,确保针对各种情况作出最迅速的决定。

在人员方面,委员会要评估自身的专业力量,必要时应结合本企业的业务特征、区域特征聘请专业人员参与。

2、评估风险,明确紧急事件的响应机制、预案和人员分工。
许多跨国公司日常已经设定“紧急情况应急预案”或者“业务可持续性计划”,通常在重大突发事件下会立刻启动这些计划。

如果没有这些计划,企业应在第一时间对本企业涉及的各种风险进行全面的评估,如员工、外包方、政府、公众、供应链等方面的风险;根据风险评估,企业应对诸如办公场地、生产计划、采购供应物流、人员安全、财务资金等重大事项安排应急预案和人员分工。

3、建立正面、积极的面向员工、客户及供应商的信息沟通机制、形成标准的沟通文件。
稳定供应链,稳定内部员工和外部合作伙伴的人心非常重要。加强宣传口径和客户服务话术管理,避免因为疏忽或不统一造成负面舆情。

利用企业已有的信息系统及时收集、传递和分析疫情信息,实现风险预警。

4、维护员工身体及心理健康,并分析不同业务和工作岗位性质,以采取相适应的复工方案。
根据德勤最新的针对疫情的人力资源政策调查结果,82%的企业认为当下最重要的员工管理是提供“弹性工作”。我们建议企业根据自身情况制定灵活的休假制度及上班制度,利用技术手段建立特殊时期非面对面或者非现场工作方式。

企业应立刻建立员工健康状况监测制度,并做好员工个人健康信息保密。

确保工作环境安全,严格按照国家和地区公共卫生管理在重大传染性疾病期的卫生管理要求,对工作场所的卫生环境进行清洁和消毒处理。

加强疫情安全教育,建立基于事实的员工自我防护指引,增强安全和防范风险的意识。

5、重视供应链风险应对计划。
跨国公司通常会预先安排多地 “冗余”的办公设施、产能计划,以及多个国家或地区的原材料采购渠道等,这样就能不会因为产能或原材料缺乏而停产。

对于库存管理,短期要关注消费受阻带来的库存消化周期延长、财务费用相应增加及其对于现金流的压力。同时,对生产周期较长的行业,也必须对疫情缓解后的消费反弹提前做好准备,预防库存不足的风险。

6、对于短期内无法恢复生产带来的履约风险和客户关系维护风险制定解决方案。
疫情发生之后,应积极协同下游客户,了解客户端与市场的变化情况,确认复工情况,订单交付,需求和市场变化等方面的影响。

对于民商事合同的履行可能要多加考虑,也并非所有疫情期间的不履行均不承担法律后果。

企业应全面梳理和评估履行情况可能受影响的合同,及时通知对方以减轻可能给对方造成的损失;评估是否需要签署新合同,同时保留相关证据,为可能的民事诉讼做好准备。

7、践行社会责任,做好利益相关方的管理,把可持续发展战略纳入决策范畴。
企业应服从政府统一规划和安排。

在特殊时期,恰当的企业信息披露可以提升企业在社会公众中的形象。

最重要的一点,企业应学会从环境、社会、经济多角度践行企业社会责任,稳定员工就业,与供应商、经销商等其他外包方保持紧密联系,评估疫情影响程度和时间,调整合作方案,并在股东或董事会层面,沟通拟采取的措施和评估的结果。

8、妥善安排员工数据、信息安全及隐私的管理计划。
企业应建立良好的员工主数据管理,对企业内部、外包、供应商、合作商等有往来的人员进行登记。

企业应制定适时的信息安全应急响应计划,确保疫情期间的信息系统安全和稳定运行,比如疫情期间合理安排远程和现场的值守人员,建立7*24小时远程/现场的值班制度,确保对机房、网络、系统、应用程序运行状况和资源使用情况进行实时监测。

企业应做好个人隐私及临床实验数据保护,尤其需要对患者(客户或员工)的隐私数据进行保护,严格控制此类数据的访问、传输和使用。针对临床和医疗实验的数据应设立企业重要数据的保护级别,做好访问控制。

9、企业需要考虑调整预算与执行方案、现金流计划和国际贸易预警机制。
根据德勤最新的调研数据,46%的企业计划调低2020年的业绩指标。同时,我们也提醒企业关注现金流,根据上下游供应商和客户的节奏,以及员工工作计划,安排好企业的现金调度,确保资金安全。

密切关注国际进出口贸易局势,如发生突然变化或主要产品产地出现灾害都将对贸易产生影响,公司可能由此蒙受巨大损失。为防止这类事件的发生,企业因尽快设立“情景规划”基础上的紧急情况应对方案,比如利用期货进行套期保值的方案以及国际贸易运输、供应商的备选方案等等。

10、利用本次疫情紧急事件,升级企业的风险管理机制。
在德勤一项针对全球企业家的“企业风险管理调查”报告显示,76%风险管理工作者认为,如果重大突发事件明天发生,公司可以进行有效的应对,但仅有49%根据“重大突发事件的情境”制定了相关手册并开展了预先测试,另有32%的企业开展了“重大突发事件模拟演练”或培训。

我们认为,大多数企业都会在某一时刻面临突发风险事件,这是个时间问题,而非能否发生的问题。企业应建立或升级系统的风险管控工作机制,提前识别重大风险并建立风险应对方案。强化风险管控系统与在第一时间处理负面事件具有同等的重要性。

来源:德勤Deloitte


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